第一章 總則
第一條 為落實國家教育部《高等學校檔案管理辦法》，适應新形勢下檔案管理工作的需要，進一步提高檔案的管理水平，更好地為學生服務，并使學生檔案管理更加規範化、制度化、科學化，充分發揮學生檔案在學生教育與管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《幹部人事檔案工作條例》、《高等學校檔案工作規範》等法律法規，結合我校實際情況，特制定本辦法。
第二條 伟德 官网學生檔案是指建校以來從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對本科學生有保存價值的曆史記錄，是大學生就業、升學、出國留學及今後各級組織選拔、任用、考核的重要依據，是跟随大學生一生的重要原始材料。
第三條 學生檔案工作是學校的基礎性工作之一，不可忽視的重要工作，學校應把檔案工作納入總體發展規劃，保證對人員編制、檔案用房、檔案經費的落實，學生檔案管理實行集中統一管理的原則。
第四條 學生檔案工作在學校黨政的領導下，學生處執行相關管理職能，本科生檔案工作貫徹統一領導，分級管理，集中保管的原則，确保檔案的完整、準确、系統與安全，便于開發利用。
第五條 學生處下設學生處檔案室，是本科學生檔案的管理機構。為加強管理，學校配備專職檔案管理工作人員。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務确定。工作人員要遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案業務知識和組織管理能力，具有開拓創新意識和精神。
第六條學校各有關部門、學院和學生個人要對學生檔案工作高度重視，遵照本辦法，并承擔收集、整理、分類、歸檔和保護檔案的義務。
第二章 機構設置與職責
第七條 學校各學院設立檔案分室，管理本部門的本科生檔案，業務上接受學生處檔案室的指導、監督，并定期向學生處檔案室移交檔案。
第八條 學生處檔案室的主要職責是：
1．貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，依法辦事，按章行事，規範管理學生檔案工作；
2．負責接收、鑒别、統計、分類、管理學生檔案材料；
3．辦理學生檔案的查閱、借閱和轉遞，為社會用人單位服務；
4．登記學生學籍變動及在校獎懲情況；
5．做好學生檔案的安全、保密、保護工作；
6．負責學生畢業後檔案托管等事宜；
7．拟訂我校學生檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；
8．實現檔案信息的電子和紙質同步管理；
9．出具相關證明；
10．辦理其它有關檔案事項。
第九條 學生檔案工作人員要忠于職守、熟悉業務、掌握政策、嚴格把關、保守秘密、認真負責的做好學生檔案材料的收集歸檔轉遞等工作。學校應當按照有關規定采取有效的防護措施，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并按有關規定予以補助。
第三章 學生檔案的收集、鑒别與歸檔
第十條 收集學生檔案材料，充實學生檔案内容，是學生檔案工作的根本任務。
第十一條 學生檔案材料的鑒别
1．學生檔案材料的鑒别工作，是學生檔案室對準備歸檔的材料進行審查，鑒别材料的真僞的過程；
2．鑒别歸檔材料，要按照具體的要求嚴格認真的進行。
第十二條 本科學生檔案歸檔範圍分為：
1．高中畢業生登記表等高中材料（自帶或教務處）
2．普通高等學校招生報名登記表（自帶或教務處）
3．普通高等學校招生政審表（自帶或教務處）
4．普通高等學校招生體檢表（自帶或教務處）
5．普通高等學校招生考生志願表（自帶或教務處）
學生在大學期間各相關部門應不斷充實以下檔案内容：
6．伟德 官网學生入學登記表（學籍卡）（教務處）
7．伟德 官网學生年度鑒定表（學生處）
8．伟德 官网畢業生登記表（學生處）
9．伟德 官网學生中文成績單及雙學位成績單（教務處）
10．伟德 官网在校期間形成的各類獎勵和處分（學生處）
11．全國普通高等學校本專科畢業生就業通知書（學生處）
12．其他有關規定要求的材料（高考電子材料，入伍材料等）
以上第1-5項的歸檔形式為自帶或郵寄；第7、8、10、11項由學生處發表、蓋章，各學院負責組織學生填寫相關信息；第6、9項由教務處指導各學院收集相關資料；第12項高考電子材料由教務處負責移交學生處檔案室。
第十三條 歸檔要求
1．各學院、部門應将本單位需要歸檔的材料按時、完整地送交學生處檔案室；
2．歸檔的檔案材料應格式一緻、必須使用A4紙規格的辦公用紙，書寫工整、字迹圖像清晰，符合有關規範和标準。禁用複寫紙，禁用圓珠筆、鉛筆、紅色筆書寫。歸檔的檔案材料原則上要求必須是原件；
3．學生檔案袋需使用學校統一印制的檔案專用袋。所有歸檔材料應嚴格按照畢業生裝檔明細記錄表的順序整理，并在表中相應位置标注材料内容及份數等；
4．學生檔案要按照保密制度的有關規定，要妥善保管，不得随意拆封、撤換和丢失。
第十四條 歸檔時間
1．各學院把學生年度鑒定表于12月中旬交回學生處檔案室；
2．在每年11月上旬由教務處将新生入學登記表移交到學生處檔案室歸檔；
3．《伟德 官网畢業生中文成績單》《伟德 官网畢業生雙學位成績單》答辯完畢兩個工作日内由教務處打印、蓋章後，移交到各學院學工辦；
4．畢業年級學生的《伟德 官网畢業生登記表》應在院學工辦整理後，在學院和學生處審核蓋章後，送到學院學工辦；
5．學生在校期間所獲得的各種獎勵材料需學生處蓋章後才具效力；
6．各學院整理檔案時間每年畢業生離校前一周，在畢業生離校前準确無誤密封整理好交由學生自帶或通過EMS郵寄。
第四章 檔案的查閱
第十五條 因考察任用學生幹部、新生複查、學籍變動、組織發展、推薦就業需查閱檔案，用人單位來校政審查閱學生檔案，須持單位介紹信，并填寫檔案查閱登記表，方可調閱；凡借閱的檔案要嚴格保管，遵守保密制度，檔案歸還時，檔案工作人員要仔細查看是否有掉頁、塗改等現象，核對無誤後方可辦理相關手續。
第五章 檔案保管與轉遞
第十六條 每學期對檔案留存材料進行檢查、整理、核對，要做好科學分類，編号和排列。切實做好各項檔案保護工作，及時消除各種安全隐患，确保檔案資料安全。
第十七條 學生檔案保管範圍包括在校生、畢業生、休學、退學、開除學籍、死亡、出國學生檔案等。
第十八條 建立符合國家标準的檔案存放環境，逐步加強檔案管理工作的硬件建設，對檔案材料要專櫃嚴格保管，對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，消除安全隐患，做好檔案的防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等工作。
第十九條 檔案室門窗要保持堅固安全，關閉上鎖要及時。檔案櫃排列整齊，布局合理，檔案排列科學規範，并編制檔案存放示意圖，便于查找。
第二十條 檔案庫房必須要安裝防盜門，設專人負責庫房管理，為确保安全，防止洩密，非檔案人員不得入内。
第二十一條 各學院向學生處移交的學生檔案需認真填寫《檔案發放情況記錄表》，并由移交人簽字确認。
第二十二條 轉出畢業生檔案時要再次審核，必須保證完整齊全，準确無誤，不得扣留材料，嚴密包封。私自拆封、材料不全、有明顯改動痕迹的檔案不予接收和轉遞，并按照有關規定追究相關人員責任。對缺材料的、未畢業的移交學生處檔案室，待符合規定方可轉遞檔案。
第六章 監督管理
第二十三條 學生處檔案室對各學院學生檔案管理工作進行檢查和監督，負責全校本科生檔案管理人員的指導培訓，指導各學院完成本科生新生檔案的建檔工作，指導各學院完成本科生檔案材料的日常歸檔工作，完成各類檔案材料與學院的交接工作，統一部署、指導各學院完成畢業生的檔案的整理、登記、密封和轉遞等工作。協調處理檔案管理中出現的各類問題。
第二十四條 各學院指定專門負責檔案的檔案管理人員，要求選派工作人員必須是中共黨員，認真負責，原則性強的老師。
第二十五條 對保管期已滿、已失去保存價值的檔案，學生處檔案室經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準後，予以銷毀。未經批準和允許，任何人不得銷毀任何學生檔案。
第七章 考核、獎勵與處罰
第二十六條 學校檔案管理機構應建立檢查、考核和評估制度，明确崗位職責。對表現突出的學院和相關管理人員以及管理成果給予表彰獎勵。
第二十七條 學校對于利用學生檔案營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理；對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，要依法處理。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由學生處負責解釋。
第二十九條 本辦法自公布之日起執行。
